Why rose ? で紹介した Herb とは意味合いが違いますが、先月社内横断プロジェクト Herb を決起しました。
社内に限らず、自分の過去在籍した会社でも同様でしたし、また現在お付き合いのある企業にも必ず似た様な問題は抱えていると予想されるので、その背景について紹介しましょう。
背景
このプロジェクトは、一言でまとめると "帳票管理統合プロジェクト" です。現在の社内では、Drive Network とそれ以外で見積書・請求書・入金情報管理等の業務システムが別立てされています。
私が Drive Network のリニューアルを担当 し始めた時点で、既存の業務システムは流用出来ないと判断しました。
Drive Network では、オンラインヘルプページでお客様自身も請求情報や入金履歴を確認することが出来ますし、請求書 (口座振替・クレジットカードの場合は明細書) をいつでもダウンロード出来ます。
オンラインヘルプページ構築前に、その設計ポリシーとは相容れないことが見えていたので、完全に独立した業務システムを Iris というシステム名で構築しました。
Iris は Drive Network の顧客情報やコール対応履歴を参照・追加・修正等管理するシステムがその本来の役割で、カスタマーサービス向けバックオフィス機能を追加したイメージです。
既存の業務システムの問題点
元々の成り立ちが違い、また開発された目的が異なるため、どちらが優れているか否かではありませんが、Iris は Drive Network 向けに特化した業務システムでありながらも、既存の業務システムをも内包出来る優位性を持ってスタートしていると考えています。
問題点を大きくまとめると、以下の通りです。
- 見積書/請求書が窓付封筒を意識したレイアウト・内容で出力される Iris と違い、封筒のラベル作成が別に必要としている。作成そのものが時間の無駄だし、手入力・手書きによるミスが生じる可能性が高い。
- Iris は Web アプリケーションで端末に依存しないが、PC で Access を起動するタイプでかつ非常に動作が遅く、また Windows XP (まで) でしか動作しないため専用端末を用意している。そのため作業の支障が散見される。
- 前述の既存の業務システムは見積書/請求書の発行のみが可能で、入金情報の登録・管理は Excel に別立てのため、作成・管理の無駄が生じている。Iris は顧客情報・請求情報・入金情報登録が一元化されていて、かつデータベースで管理しているため、レイアウトさえ加工すればどの様な出力も自在。
解決に向かって
しかしながら、Iris も 100% 内包出来る訳ではありません。
Iris では、あるお客様のある月度の請求情報は 1 件しか存在しないことを前提としています。例えば 2012 年 5 月度 (2012/05/31 発行) は、どのお客様でも 1 件 (1 通) です。
しかしながら、Drive Network 以外の部署では、あるお客様には 1 ヶ月で 2 種類の請求書の発行が必要というケースもあります。担当部署が異なるので別々に発行して欲しいというケースです。
レンタルサーバ (ホスティング) サービスである Drive Network ではその様なケースはレアケースと定義しているため、対応自体が不要の前提で構築されています。
また、発行日・振込日を一定の日にする必要のあるお客様も存在しますが、Iris では末日発行・翌 27 日払いの固定出力です。60 日サイトの場合は暗黙の許可とし、督促でヒットしない様に例外処理しています。
この様に Iris をすぐに他部署向けには転用出来ませんが、拡張することで解決が可能かを検討した結果、1 から開発するよりは、また外部のサービスやアプリケーションを購入するよりは圧倒的に安価で導入が可能と見えてきました。
創造破壊
既存の業務システムを Iris とまた別立てにするだけでは、メンテナンスや機能拡張していくことでまた自壊する可能性を持ち続けます。
Iris 自体も改善し、既存の業務システムの問題点もすべて解決してなお利便性を向上することがこのプロジェクトの使命と考えています。
そのためには各現場への突っ込んだヒアリングも行います。なぜ今のフローなのか、それらがどの様に変えることが出来る可能性があるか。別々に処理しているプロセスを統合することで、処理時間が 1/3 にも 1/4 にも出来ないか。
システム・インテグレーションという言葉やサービスがありますが、世間の定義はともかく、私は "創造破壊" という言葉で一言にまとめます。創造的破壊でも破壊的創造でもありません。
ただ、新しい価値を打ち立てるだけです。その新しい価値が表現される過程で既存の慣習や仕組みが勝手に駆逐されるのです。言い換えれば駆逐される様な可能性やパワーを有した価値である必要があります。
熱い想いもありながら、rose, Iris から連想されやすい言葉と、長年の宿痾から根本的に救われ癒されるという意味も込めてネーミングした "Herb" は決起して 1 ヶ月。ひとまず完成、にはあと 2, 3 ヶ月かかりますが、必ずや実現させてみせましょう。
Herb
